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Nous nous engageons ensemble à protéger la vie privée de nos clients, de nos employés et de nos représentants et à assurer la confidentialité des renseignements personnels qui nous sont confiés dans le cadre de nos activités.
Notre politique de protection des renseignements personnels décrit nos normes de collecte, d'utilisation, de divulgation et de conservation de vos renseignements personnels. Elle explique également les façons dont nous protégeons vos renseignements personnels et votre droit d’accès à ceux-ci.
Un renseignement personnel est tout renseignement concernant un individu et qui permet de l’identifier, tel que des renseignements sur sa situation financière, son mode de vie ou sa santé. Par contre, le nom d’un individu, de même que ses coordonnées professionnelles, soit son titre, adresse, numéro de téléphone et adresse électronique professionnels ne sont pas des renseignements personnels.
Nous obtenons principalement vos renseignements personnels directement de vous. Cependant, selon les circonstances et en fonction des produits ou services que vous avez souscrits auprès de nous, nous pouvons également les recueillir auprès d'autres sources, telles que :
Les renseignements personnels doivent être protégés peu importe la nature de leur support et quelle que soit leur forme : écrite, graphique, audio, visuelle, informatisée ou autre.
La collecte de renseignements personnels vous concernant nous permet de vous offrir des services de haute qualité. La nature et la sensibilité des renseignements personnels que nous recueillons à votre sujet diffèrent selon les services que nous vous fournissons et les exigences légales auxquelles nous devons nous conformer (par exemple, certains renseignements exigés aux fins de l’impôt).
Les fins pour lesquelles nous recueillons vos renseignements personnels sont déterminées avant la collecte ou au moment de celle-ci. Par exemple, des renseignements peuvent être recueillis lorsque vous soumettez une proposition, ouvrez un compte ou effectuez une réclamation.
Nous collectons uniquement les renseignements personnels nécessaires pour atteindre les objectifs énoncés dans cet avis. Voici quelques exemples de renseignements personnels que nous pourrions recueillir :
La collecte de renseignements a habituellement pour objectif de fournir les produits et les services que vous avez demandés, de confirmer votre identité, de vous protéger contre les fraudes ou de gérer votre relation avec nous.
Lorsque nous obtenons de l'information vous concernant, nous demandons en premier lieu votre consentement à la collecte, à l’utilisation ou à la divulgation de vos renseignements recueillis pour les fins indiquées. Nous solliciterons votre consentement lors de toute autre utilisation, divulgation ou collecte de vos renseignements personnels ou lorsque les fins pour lesquelles vos renseignements ont été collectés changent.
De manière générale, nous vous demanderons un consentement exprès par écrit pour la collecte, l’utilisation ou la divulgation de vos renseignements personnels. Dans certaines circonstances, nous pouvons vous demander votre consentement de manière verbale. Parfois, nous pouvons, selon vos actions ou inactions, présumer que vous nous avez donné votre consentement implicite.
Le consentement peut être donné par vous ou par vos représentants autorisés, par exemple un tuteur légal ou un individu qui a une procuration.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, sous réserve de certaines restrictions de nature juridique ou contractuelle. Nous vous informerons des conséquences de tout retrait, y compris la possibilité qu'un produit ne puisse être fourni ou qu'une demande ne puisse être satisfaite. Si vous choisissez de retirer votre consentement, votre décision sera consignée dans nos dossiers.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que vous en soyez informés ou que vous n’ayez donné votre consentement. De telles circonstances sont réunies lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir votre consentement ou lorsque les renseignements sont nécessaires en vue de mener une enquête sur une possible rupture de contrat, de prévenir ou de détecter une fraude ou encore d'appliquer la loi.
Nous recueillons uniquement les renseignements personnels dont nous avons besoin auprès de nos clients ou auprès d'un tiers autorisé à les communiquer. Nous ne pouvons utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins que celles auxquelles vous avez consenti ni les divulguer à un tiers sans votre consentement.
Nous pouvons toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans votre consentement lorsque cela est permis ou exigé par la loi.
Nous limitons la collecte, l'utilisation et la divulgation de vos renseignements personnels uniquement aux fins que nous vous avons indiquées. Vos renseignements personnels ne peuvent être consultés que par certaines personnes autorisées, et ce, uniquement dans le cadre des tâches qui leur ont été attribuées.
Nous communiquerons vos renseignements personnels de manière occasionnelle à certains fournisseurs ou agents afin de veiller à l’administration adéquate de nos produits ou afin de vous fournir les services que vous nous avez demandés. Dans certaines circonstances, nous pourrions avoir recours à des fournisseurs de services situés à l’extérieur du Canada, y compris aux États-Unis. Nous sommes tenus de s’assurer que nos fournisseurs de services se conforment aux lois en matière de protection des renseignements personnels en vigueur et veillons à ce qu’ils offrent un niveau de protection comparable au nôtre.
Vous avez le droit de savoir, sur demande, à qui vos renseignements personnels ont été communiqués. Ce n’est qu’exceptionnellement et conformément à la loi que nous refuserons de divulguer cette information. Nous effectuons un suivi précis des personnes à qui vos renseignements personnels ont été divulgués et des circonstances qui ont mené à leur divulgation.
Une liste de clients (nom, adresse et numéro de téléphone) peut être constituée et partagée avec d’autres sociétés membres de Norga. Vous pouvez demander que votre nom soit retiré de cette liste en faisant parvenir une demande écrite au Responsable de la protection des renseignements personnels, à l'adresse indiquée ci-après.
Avec votre consentement, nous pouvons également communiquer vos renseignements personnels à des sociétés membres de Norga afin de mieux vous connaître, mieux répondre à vos besoins et offrir les meilleurs service et expérience client qui soient. Si vous ne souhaitez pas vous prévaloir de cette opportunité, vous pouvez ne pas y consentir.
Nous ne vendons pas vos renseignements personnels à des tiers.
Nous avons mis en place et continuons à élaborer des mesures de sécurité rigoureuses conformément aux lois en place au Québec (notamment la Loi 25) afin que vos renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.
Ces mesures de sécurité comprennent des mesures organisationnelles telles que le recours aux attestations de sécurité et la restriction des accès à ce qui est nécessaire; des mesures physiques (par exemple, les cartes d’accès aux bureaux pour les employés, l’enregistrement des visiteurs et cartes d’identité, la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc.); et des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement fréquent de mots de passe et l’utilisation de pare-feu, l’authentification multifacteur).
Vous avez le droit de savoir si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet et de consulter ces renseignements personnels. Vous avez également le droit de poser des questions sur la manière dont ces renseignements ont été recueillis et utilisés et à qui ils ont été divulgués.
Nous vous transmettrons de telles informations dans un délai raisonnable, à compter de la date de réception de la demande écrite. Des frais raisonnables pourraient également être exigés pour traiter votre demande.
Dans certaines circonstances particulières, nous pouvons refuser de vous fournir les renseignements demandés. Les exceptions à votre droit d’accès se traduisent notamment par le fait que les renseignements demandés concernent d’autres individus, que l’information qui ne peut être divulguée pour des raisons légales, de sécurité ou de droits d’auteur, que l’information a été obtenue dans le cadre d'une enquête sur une possible rupture de contrat ou une fraude, que l’information ne peut être obtenue qu’à des coûts prohibitifs ou encore que l’information fait l'objet d'un litige ou est privilégiée.
Lorsque nous détenons des renseignements médicaux vous concernant, il est possible que nous refusions de vous les communiquer directement et demandions à ce qu’ils soient transmis à un professionnel de la santé que vous aurez désigné pour vous les communiquer.
Vous pouvez vérifier l’exactitude et l'exhaustivité de vos renseignements personnels et, le cas échéant, en demander la modification. Toute demande de modification sera traitée dans un délai raisonnable.
Toute demande d’accès à des renseignements personnels ou de modification des renseignements personnels peut être envoyée à l'adresse ci-dessous :
Joël Gagnon, président de Norga Inc
CP 123 Bromont Succ Bureau-Chef, Québec, J2L 1A9 Canada
Téléphone: 450-204-8333
Courriel : info@norga.io
La plateforme Norga.io est disponible uniquement au Québec et en Ontario. Choisissez votre région pour continuer.
